Automatización robótica de procesos

La automatización robótica de procesos (RPA) es un software que automatiza tareas repetitivas y basadas en reglas imitando las interacciones humanas con los sistemas digitales. El software funciona como un empleado digital que realiza acciones como introducir datos, mover archivos, enviar correos electrónicos o tramitar facturas. Para las pymes, esto significa que los procesos administrativos se agilizan, con menos errores y sin necesidad de personal adicional.

¿Cómo funciona la automatización robótica de procesos en la práctica?

Una herramienta de RPA registra primero los pasos que realiza un empleado en un proceso. Piensa, por ejemplo, en copiar datos de clientes de un correo electrónico a un sistema CRM, o en comprobar si los datos de una factura coinciden con un pedido. El software aprende estos pasos y, a continuación, los ejecuta de forma autónoma siguiendo un escenario fijo. A diferencia de la inteligencia artificial, la RPA no toma decisiones, sino que sigue al pie de la letra las reglas que hayas establecido. El software funciona con las interfaces existentes de tus sistemas, por lo que a menudo no es necesario crear nuevas integraciones. Esto hace que la implementación sea más rápida que en el caso de la automatización a medida.

Por qué surgió la RPA y por qué es relevante ahora

La automatización robótica de procesos (RPA) surgió en el sector financiero, donde las empresas tenían que procesar grandes volúmenes de transacciones siguiendo reglas fijas. La tecnología se desarrolló para liberar a los empleados de tareas monótonas y evitar errores debidos al cansancio. La RPA ha cobrado interés para las pymes neerlandesas porque las herramientas son más asequibles y fáciles de usar. Ya no se necesita un departamento de TI para implementar automatizaciones sencillas. Al mismo tiempo, aumenta la presión sobre las empresas para que trabajen de forma más eficiente sin tener que contratar a más personal.

Lo que la RPA aporta a las pymes

Con la automatización robótica de procesos (RPA), puedes reducir a minutos procesos que ahora te llevan horas a la semana. Por ejemplo, una tienda online con 200 pedidos al día puede procesar automáticamente las confirmaciones de pedido, los cambios en el stock y las etiquetas de envío. Una asesoría contable puede leer y contabilizar facturas de forma automática. El resultado: tu equipo dispone de tiempo para tareas que sí requieren un criterio humano, como el contacto con los clientes o las decisiones estratégicas. En la automatización de procesos, siempre analizamos primero qué tareas son realmente adecuadas para la RPA y en qué casos las integraciones API ofrecen una mejor solución. Según un estudio del Gobierno neerlandés, la automatización inteligente puede reducir la carga administrativa de las empresas entre un 20 y un 30 por ciento.

La automatización robótica de procesos (RPA) funciona mejor en procesos que se repiten con frecuencia, que siguen reglas fijas y en los que se trabaja con varios sistemas que no se comunican bien entre sí. En la práctica, observamos en los clientes de pymes que la RPA aporta valor sobre todo en la administración, la atención al cliente y la logística. A continuación, te presentamos cuatro aplicaciones concretas con las que obtendrás resultados rápidamente.

Gestión de facturas y contabilidad

Una aplicación muy habitual es el procesamiento de facturas entrantes. El software de RPA lee los datos de las facturas a partir de archivos PDF o correos electrónicos, comprueba si los importes coinciden con los pedidos y contabiliza la factura en tu programa de contabilidad. En caso de discrepancias, el software envía una notificación a un empleado. De este modo, un mayorista con 500 proveedores ahorra fácilmente entre 10 y 15 horas a la semana en introducción manual de datos. Se reducen los errores tipográficos y se evita que las facturas superen la fecha de vencimiento. El software funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, por lo que las facturas que llegan por la noche ya están procesadas a la mañana siguiente. Esta aplicación se integra perfectamente en una estrategia de automatización bien planificada, en la que primero se optimizan los procesos antes de automatizarlos.

Sincronización de los datos de los clientes entre sistemas

Muchas pymes trabajan con un sistema CRM, un sistema de contabilidad y, quizá, una herramienta de gestión de proyectos o una tienda online. Transferir manualmente los datos de los clientes entre estos sistemas lleva tiempo y da lugar a errores. La RPA sincroniza estos datos automáticamente: si un cliente cambia su dirección en el CRM, el software también la actualiza en los demás sistemas. O si llega un nuevo cliente potencial a través del sitio web, el software crea inmediatamente un registro de cliente tanto en el CRM como en la contabilidad. De este modo, un proveedor de servicios B2B con 1.200 clientes activos evita cada semana decenas de entradas duplicadas. El software también comprueba si hay inconsistencias, como diferentes formas de escribir el mismo nombre de empresa. Es importante: asegúrate de designar un sistema como principal; de lo contrario, se producirán actualizaciones conflictivas.

Procesos de tramitación de pedidos en el comercio electrónico

Para las tiendas online, la RPA resulta muy útil a la hora de gestionar los pedidos. El software comprueba en cada pedido si hay stock suficiente, reserva los productos, genera un albarán y envía los datos de seguimiento al cliente. Si un producto no está en stock, el software realiza automáticamente un pedido al proveedor. Una tienda online con entre 50 y 100 pedidos al día puede automatizar este proceso por completo, lo que permite a los empleados centrarse en las consultas de los clientes y en la optimización de los productos. El software también funciona fuera del horario de oficina, por lo que los pedidos que se reciben por la noche ya se tramitan a la mañana siguiente. Esto reduce el plazo de entrega y mejora la experiencia del cliente. Combínalo con una plataforma de comercio electrónico profesional para obtener el máximo rendimiento.

Cuándo la automatización robótica de procesos (RPA) es la opción adecuada y cuándo no lo es

La RPA funciona bien si tu proceso es estable, tiene pocas excepciones y cambia poco. Es menos adecuada para procesos que requieren mucha valoración humana o en los que se ajustan los pasos con regularidad. Un ejemplo: el envío de confirmaciones de pedido es ideal para la RPA, pero la elaboración de presupuestos en los que se ofrece un servicio a medida para cada cliente no lo es. Además, si los sistemas cambian a menudo de interfaz, tu script de RPA fallará con frecuencia. En ese caso, una conexión mediante API resulta más estable. No elijas la RPA como solución rápida para procesos mal diseñados. Optimiza primero el proceso en sí y, después, automatízalo. Y ten en cuenta que la RPA requiere mantenimiento: si un proveedor cambia el formato de su factura, tendrás que adaptar el script.