Un responsable de protección de datos es la persona encargada, dentro de una organización, de supervisar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y demás legislación en materia de privacidad. Esta persona asesora a la dirección sobre los riesgos relacionados con la privacidad, comprueba que los datos personales se traten de acuerdo con la normativa y actúa como punto de contacto para la Autoridad de Protección de Datos y los interesados. Para determinadas organizaciones, el nombramiento de un responsable de protección de datos es obligatorio por ley, por ejemplo, en caso de tratamiento a gran escala de datos personales especiales o de seguimiento estructural del comportamiento.
¿Qué tareas lleva a cabo un responsable de protección de datos?
El responsable de privacidad tiene tres funciones principales. En primer lugar, asesora a la empresa sobre cuestiones de privacidad: qué datos se pueden recopilar, cuánto tiempo se pueden conservar y cómo se garantizan los derechos de los clientes o empleados. En segundo lugar, lleva a cabo auditorías internas para comprobar si los departamentos cumplen con el RGPD. Por ejemplo, comprueba si los formularios de consentimiento son correctos, si se notifican las fugas de datos y si los acuerdos de encargado del tratamiento con los proveedores están en regla. En tercer lugar, el responsable de protección de datos actúa como enlace entre la organización y las partes externas, como la Autoridad de Protección de Datos o las personas que ejercen su derecho de acceso. Registra las actividades de tratamiento, coordina los registros de fugas de datos según las directrices de la Autoridad de Protección de Datos y se asegura de que las notificaciones se realicen en un plazo de 72 horas.
Por qué el responsable de protección de datos se ha vuelto imprescindible desde 2018
Con la entrada en vigor del RGPD en mayo de 2018, el legislador europeo endureció considerablemente los requisitos en materia de protección de datos. Las multas pueden ascender a 20 millones de euros o al 4 % de la facturación mundial, lo que supone un riesgo existencial incluso para las pymes. Las organizaciones que tratan datos personales de forma habitual deben rendir cuentas de manera demostrable. La figura del responsable de protección de datos surgió como respuesta a esa obligación de rendir cuentas: un cargo independiente que no solo supervisa, sino que también asesora. Mientras que antes las cuestiones de privacidad se distribuían de forma dispersa entre los departamentos de TI, RR. HH. y jurídico, ahora el responsable de protección de datos aúna conocimientos y competencias. Para las tiendas online, los centros sanitarios, las agencias de selección de personal y otras empresas que gestionan datos, esta figura se ha convertido ya en un estándar.
Lo que aporta un responsable de privacidad a las pymes
Un responsable de privacidad que funcione bien evita las multas, pero aporta mucho más. Ayuda a traducir la estrategia de tu empresa en procesos de privacidad claros: qué datos de los clientes recopilas y con qué finalidad, cuánto tiempo los conservas y cómo informas a los clientes de forma transparente. Esto aumenta la confianza de los clientes y refuerza tu reputación. Además, el responsable de privacidad detecta los riesgos de forma temprana, por ejemplo, a la hora de elegir una nueva herramienta de CRM o de crear un boletín informativo. En Monkey Vision, a menudo vinculamos las cuestiones de privacidad con los procesos de posicionamiento web y los proyectos de diseño web: un banner de cookies que funcione correctamente, una política de privacidad que sea fácil de encontrar y mecanismos de consentimiento que no bloqueen la conversión, sino que, por el contrario, la favorezcan.
